30 Prozent mehr Produktivität, 25 Prozent mehr Effizienz – Content Management lohnt sich

AIIM-Studie belegt Nutzen des gezielten Managements von Unternehmensinhalten

München, 25.03.2011 – Ein aktueller Forschungsbericht der US-amerikanischen Enterprise Content Management (ECM)-Organisation AIIM quantifiziert den Nutzen von Strategien für das Informationsmanagement. Die von OpenText? (NASDAQ: OTEX; TSX: OTC) mitfinanzierte Studie zeigt, wie Unternehmen mit Hilfe von Content Management profitabler werden und die positiven Effekte des Wissensaustausches, der Zusammenarbeit und der Verbesserung von Geschäftsprozessen nutzen können.

Im Rahmen der Studie wurden über 450 IT-Experten und Manager von Fachabteilungen befragt. Eine der wichtigsten Ergebnisse dieser Befragung ist die Aussage, dass die Produktivität der Anwender um erwartete 30 Prozent steigt, wenn diese interne Informationen und Dokumente genauso einfach und schnell finden, wie dies im Web möglich ist. Ferner gaben die Befragten an, dass die Qualität im Kundenservice und die Antwortzeiten sich um 33 Prozent verbessern, wenn die Mitarbeiter mit Kundenkontakt auf sämtliche kunden- und fallbezogenen Informationen direkt zugreifen und sie untereinander austauschen können.

“In allen Unternehmen steigt das Content-Volumen rapide an. Wir wissen, dass Produktivität, Compliance und Reaktionsfähigkeit eines Unternehmens sich stetig verschlechtern, falls nichts unternommen wird, um diese Content-Flut zu managen”, so Doug Miles, Director der AIIM Market Intelligence Division und Autor des White Papers “Capitalizing on Content: A Compelling ROI for Change” (http://www.domorewithyourcontent.com/). “In der Studie haben wir die ROI-Faktoren gemessen und die Verbesserungen quantifiziert, die ein gut implementiertes ECM-System bieten kann. Gleichzeitig haben wir die potenziellen Kosten angegeben, die bei Compliance- und Sicherheitslücken drohen. Die Chancen zur Verbesserung der Unternehmen sind bemerkenswert groß.”

Um die Plausibilität der gemachten Angaben zu stützen, vergleicht die Studie die Erwartungen derjenigen Befragten, die noch nicht in ECM investiert haben, hinsichtlich des Verbesserungspotenzials durch ECM mit den Erfahrungen derjenigen, die solche Systeme bereits im Einsatz haben. Zu den untersuchten Gebieten mit Verbesserungspotenzial zählen unter anderem Produktivität, Kundenservice, Zusammenarbeit und Storage.

Zu den weiteren Optimierungspotenzialen gehören:

– Die Produktivität in der Administration eines Unternehmens lässt sich durch den Einsatz von Workflows, eingescannten Formularen und einer automatisierten Datenerfassung um durchschnittlich 33 Prozent erhöhen.

– Der Wechsel zu einer rein elektronischen Ablage von Informationen senkt laut Aussage der Befragten den für die Archivierung benötigten Platz in Büroräumen von 14,5 Prozent auf 5,9 Prozent, was einer 60-prozentigen Reduzierung entspricht.

– Die Größe der für unstrukturierte Inhalte und E-Mail benötigten Serverfarmen lässt sich um ein Drittel oder sogar um die Hälfte senken, wenn jedes Dokument und jeder E-Mail-Anhang nur einmal gespeichert wird.

– Eine Umgebung mit Team-Sites, die auf Zusammenarbeit angelegt und für größere Nutzerkreise zugänglich sind, steigert nach Einschätzung der Befragten die Effizienz von Projekten hinsichtlich Zeit- und Kostenaufwand um durchschnittlich 23 Prozent.

– Die Befragten gaben an, dass Mitarbeiterproduktivität und -engagement sich aus ihrer Sicht durch den Einsatz von Enterprise 2.0-Anwendungen um etwa 18 Prozent erhöhen lassen.

– Die Effizienzsteigerung durch den umfassenden mobilen Zugriff auf Unternehmensinformationen wird auf 20 bis 25 Prozent geschätzt.

Spiegelbildlich zum Nutzenpotenzial von ECM-Technologien zeigt die Studie die großen Herausforderungen auf, denen Unternehmen aufgrund der schieren Menge an Dokumenten und Inhalten auf gemeinsam genutzten Dateiverzeichnissen, in E-Mails, auf Laptops und mobilen Geräten sowie in Papierakten gegenüberstehen.

61 Prozent der Befragten gaben an, dass das Unternehmenswissen in einem schlecht verwalteten Umfeld als erstes leidet. Einem Unternehmen droht dadurch der Verlust seiner Wettbewerbsposition, da schlechtere Entscheidungen gefällt werden und sich keine dem Unternehmen zugängliche Expertise aufbauen lässt. Auch die Innovationskraft nimmt bei mangelnder Zusammenarbeit und eingeschränktem Wissensaustausch Schaden, von den Auswirkungen auf die Produktivität durch ineffiziente Informationsbeschaffung ganz zu schweigen.

Verletzungen der Compliance-Vorschriften sowie Informations- und Datenlecks bereiten den Befragten ebenfalls große Sorgen. So hätte eine Verletzung der Compliance für 40 Prozent der Unternehmen finanzielle Auswirkungen, während 66 Prozent unter einem schlechten und kostspieligen Bild in der Öffentlichkeit litten. Mehr als ein Drittel der Unternehmen gaben an, dass sie bei der Preisgabe vertraulicher Daten keine Möglichkeit hätten herauszufinden, wer diese Daten an einen Wettbewerber oder die Presse weitergegeben hat. Nur ein Viertel könnte auf der Basis von Aktivitätsprotokollen einen Mitarbeiter ermitteln, der für die Weitergabe verantwortlich zu machen wäre. Für 60 Prozent der größten Unternehmen wären die potenziellen Auswirkungen eines solchen Verlustes hoch, für 13 Prozent sogar “verheerend”.

“Die Studie belegt, dass Unternehmen, die Content erfassen, kontrollieren und gezielt nutzen, die Leistung ihrer Mitarbeiter erhöhen, den Kundenservice verbessern und Geld sparen – und all das führt zu besseren Geschäften”, so James Latham, Chief Marketing Officer bei OpenText. “Umgekehrt erhöht die Kapitulation vor schnell anwachsenden Mengen an unstrukturierten Inhalten in einem Unternehmen die Risiken, beeinträchtigt die Innovationskraft und, was noch schlimmer ist, führt zum Verlust vertraulicher Dokumente. Das Nutzenpotenzial von ECM war nie größer.”

Die Studie ist als Teil der OpenText Thought Leadership-Reihe erhältlich. Weitere Informationen sind unterfbar. Außerdem stellten Doug Miles und James Latham die Studienergebnisse in einem aktuellen OpenText News Podcast (http://www.opentext.com/2/global/company/news/news-podcasts.htm) vor.

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OpenText, ein führender globaler ECM-Anbieter, unterstützt Unternehmen beim Management von geschäftsrelevanten Inhalten und der vollen Erschließung des damit verbundenen Nutzenpotenzials. OpenText verfügt über zwei Jahrzehnte Erfahrung in diesem Bereich und unterstützt 100 Millionen Anwender in 114 Ländern. In Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern bringt OpenText die besten ECM-Experten – die Content Experts? – an einen Tisch, so dass Unternehmen das Wissen ihrer Organisationen erfassen und erhalten, den Markenwert steigern, Prozesse automatisieren, Risiken minimieren, Compliance-Auflagen erfüllen und ihre Wettbewerbsfähigkeit steigern können. Weitere Informationen über OpenText sind unterfbar.

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