So profitieren auch KMU vom IT-Controlling

IT-Kennzahlen für den Mittelstand

Auch im Mittelstand wird die Kontrolle der IT-Kosten eine immer wichtigere Voraussetzung für den Unternehmenserfolg. Kleine und mittlere Unternehmen erkennen darüber hinaus die Notwendigkeit, ihre IT-Services planmäßig zu optimieren und ein effektives IT-Controlling zu nutzen. Finanzierbare Methoden zur Erfassung von IT-Kennzahlen fehlen jedoch bisher. itpilot® ermöglicht die strategische IT-Entwicklung im Sinne eines Technology Business Management auch für KMU.

Warum darf sich IT-Controlling nicht rein auf die Kostenkontrolle beschränken? Weil die sich meist bei den Aufwänden für Hard- oder Software erschöpft. Während sich diese Kosten noch direkt zurechnen lassen, wird es bei Betrieb oder Wartung schon komplizierter. Hier kann mit IT-Kennzahlen ein Rahmen gesetzt und festgelegt werden, welche Anforderungen an die IT bestehen um die Zielerreichung mit Hilfe von KPIs (Key Performance Indicators) zu überprüfen.

Große Unternehmen nutzen umfassende TBM-Tools. Oftmals verbunden mit sehr großem Aufwand für kleine und mittlere Unternehmen , denen dafür auch meist nicht die geschulten Spezialisten zur Verfügung stehen. Außerdem verändern sich die erwarteten Leistungswerte laufend. Das liegt der raschen technischen Entwicklung, an Umstrukturierungen oder an Anforderungen der Fachbereiche, die sich verändern. Wie kann man da sinnvoll KPIs auswerten und mit Referenzwerten vergleichen? In der IT sind zudem die Abhängigkeiten der IT-Services untereinander sehr groß. Einzelne, isoliert betrachtete Werte sind daher oft nur wenig aussagefähig.

Den Beitrag der IT zur Wertschöpfung kennen

Wer sich bei der Betrachtung der IT-Services nur auf die Kosten fokussiert, kann schwer einschätzen, in welchem Ausmaß die Unternehmens-IT die Geschäftstätigkeit unterstützt und somit zum Unternehmenserfolg beiträgt. Ein einfaches Beispiel: Der Betrieb eines Mail-Servers verursacht Kosten. Wem ordnet man diese jedoch zu, wenn man bedenkt, dass ohne E-Mail-Kommunikation keine Geschäftstätigkeit möglich ist?

Technology Business Management (TBM) macht diese Kosten und Leistungen transparent und zeigt den Beitrag der einzelnen IT-Services zur Wertschöpfung auf. Unternehmen können so besser informierte Entscheidungen in Bezug auf ihre IT treffen. Gerade kleinere Unternehmen erheben dazu oft nicht genügende Daten, d.h. IT-Kosten, IT-Kennzahlen für den Betrieb und Informationen über die wechselseitigen Abhängigkeiten der IT-Services.

Die systematische Erfassung aller benötigen technischen, organisatorischen und kaufmännischen Informationen kann die IT nicht alleine leisten. Die Definition der Bedeutung eines IT-Systems für den Betrieb, die exakten Anforderungen in Bezug auf Verfügbarkeit und Leistung sowie der Nutzen für die Anwender lassen sich nur im Team ermitteln – inklusive Definitionen der einzelnen IT-Services und Ermittlung der Prioritäten. Wenn in Bezug auf die IT alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis haben und vom selben sprechen, spart das letztendlich viele Ressourcen, Zeitaufwand und Frust.

Standardisierte IT-Services als Basis für Technology Business Management

“Aus der langjährigen Erfahrung als IT-Dienstleister wissen wir, dass viele KMU keinen umfassenden Überblick über ihre IT und insbesondere über die Kosten, die sie verursacht – haben. Vielen wächst ihre eigene IT regelrecht über den Kopf”, fasst Stanislaw Panow, Geschäftsführer der netcos GmbH, die Situation beim Kunden zusammen.

Gerade vor dem Hintergrund, dass im Zuge der Digitalisierung die IT ein zentraler Bestandteil aller Geschäftsprozesse im Unternehmen wird und der Beitrag der IT zur Wertschöpfung des Unternehmens immer weiter steigt, sollte auch der Mittelstand die Vorteile eines sinnvollen Technology Business Management nutzen.

Am Anfang steht die Erfassung des Ist-Zustandes – am besten auf Basis von IT-Services, denn das sind die sichtbaren Dienstleistungen, die den User bei seiner Arbeit unterstützen. Bewährte Standards und IT-Service-Kataloge sorgen dafür, dass keine Leistungen vergessen und eine einheitliche Definition geschaffen wird. Das ist spätestens dann hilfreich, wenn IT-Services extern an IT-Dienstleister vergeben oder ein Cloud-Angebot ausgewählt werden soll.

Kennzahlen für IT und Management nutzen

Für die betreffenden IT-Services lassen sich anschließend Kennzahlen erheben (eingesetzte Ressourcen, Anschaffungs- und Betriebs-Kosten, Personaleinsatz, etc.) und die individuelle Relevanz für den Geschäftsbetrieb einschätzen. Bewährte Erfassungs-Tools machen zusätzlich Abhängigkeiten der IT-Services untereinander automatisch sichtbar. So können Risiken erkannt und Aufgaben priorisiert werden. Anschaulich in einem Dashboard aufbereitet lassen sich die Ergebnisse dem Management präsentieren und mit ihm diskutieren.

Von der IT-Beschaffung zur planmäßigen Optimierung von IT-Services

Mit itpilot® ist eine umfassende, mittelstandsgerechte Methodik für die Istaufnahme und Bewertung aller IT-Services im Unternehmen verfügbar, aus der anschließend auch für die Geschäftsleitung verständliche Kennzahlen generiert werden. Durch die leicht nachvollziehbare, aber komplette Systematik lassen sich mittelständische IT-Umgebungen in der Regel in höchstens einem Tag erfassen. Damit steht eine Übersicht über alle genutzten IT-Services und deren Bewertung anhand ihrer Bedeutung für das Geschäft und dem Stand der Technik zur Verfügung. Anhand dieser Prioritätenliste lassen sich im weiteren Verlauf pro IT-Service die IT-Kennzahlen erfassen und für eine nachhaltige Optimierung heranziehen.

Außerdem zeigt die Ersterfassung einfach verständlich, in welchen Bereichen die IT-Kosten und die Unterstützung im Tagesgeschäft angemessen sind – also die IT-Services ihr Geld wert sind – und wo Optimierungsbedarf besteht. Die aus der Service-Liste abgeleiteten IT-Kennzahlen unterstützen zudem eine strategische und fundierte Planung und Weiterentwicklung der IT-Landschaft. Darüber hinaus minimieren Unternehmen durch den umfassenden Einblick mögliche Risiken und sichern ihre Handlungsfähigkeit.

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Als IT-Dienstleister sorgen wir dafür, dass unsere Kunden ihre IT störungsfrei und sicher nutzen können. Damit stellen wir sicher, dass sie sich darauf konzentrieren können, ihr Kerngeschäft erfolgreich zu betreiben und weiterzuentwickeln. Dazu bieten wir professionelle IT-Beratung, zuverlässigen IT-Betrieb und schnellen Anwender-Support. Als Full-Service-Anbieter übernehmen wir auch die Betriebsverantwortung für komplette IT-Infrastrukturen im Managed Service. Mit einem 20-köpfigen Team unterstützen wir branchenübergreifend sowohl lokale mittelständische Unternehmen als auch multinationale Konzerne in der Digitalen Transformation.

Seit 2018 bieten wir unsere IT-Analyse-Methodik itpilot® als Software-as-a-Service für Partner und Endkunden an.

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