Ein Audit aus Sicht des Auditors

Aus der Praxis

Ein Audit aus Sicht des Auditors
Marcus Myrbach www.lrqa.de

Was macht eigentlich ein Auditor vor Ort beim Kunden?

Marcus Myrbach, seit 1998 Leitender Auditor und Trainer bei LRQA, beschreibt
einen typischen Tag aus der Praxis. Der Auditor erläutert die Vorgehensweise von LRQA und die Anwendung des Business Assurance Konzepts.

Der Kunde wird als Partner angesehen, der in seinem Bestreben der kontinuierlichen Verbesserung unterstützt wird. Wichtig ist dabei ein offenes Vertrauensverhältnis auf allen Ebenen, das konstruktive Gespräche ermöglicht. Ein Blick in die Praxis eines Auditors.
Ein normaler Tag. Wie läuft so ein normaler Tag als Auditor ab?
Mit einem Wort: „Verschieden“. Jedes Audit ist anders, verschiedene Firmen, verschiedene Branchen, verschiedene Orte, verschiedene Charaktere, verschiedene Unternehmensgrößen. Das macht die Tätigkeit als Auditor so spannend und herausfordernd. Der Begriff Langeweile gehört dabei nicht zum Vokabular eines Auditors. Die durchgeführten Audits sind in der Art des Ablaufs vergleichbar, unabhängig von den jeweiligen Inhalten. Die Methodik zur Auditdurchführung wird im Rahmen unserer Einarbeitungsphase bei LRQA von erfahrenen Kollegen vermittelt. Sie stellt dabei einen sehr wichtigen Bestandteil derr Arbeit dar, da LRQA
ohne festgelegte Checklisten arbeitet, um die notwendige Flexibilität des Audits zu gewährleisten und den Kunden den größtmöglichen Nutzen zu bieten.
Jedes Audit beginnt mit einem Eröffnungsgespräch, an dem meist die Geschäftsführung und der
Qualitätsmanagementbeauftragte teilnehmen. Von Fall zu Fall sind noch weitere Abteilungsleiter in dieser Runde. Dabei wird der Plan des Audits und das Vorgehen des Tages besprochen. Bei jedem Besuch wird angestrebt, ein Gespräch mit der Geschäftsführung über die wichtigsten Aspekte des Unternehmens zu führen, um vor allem deren Einbindung und Vorbildfunktion zu besprechen. Zu den Themen gehören unter anderem Neuerungen, Politik, Ziele und ständige Verbesserung. Auch mit dem Qualitätsmanagementbeauftragten wird bei jedem Besuch über die Feststellungen der letzten Audits und seine Aufgaben bei Pflege und
Verbesserung des Managementsystems gesprochen. In den Abteilungen werden mit den Bereichsverantwortlichen und Mitarbeitern aller Ebenen Gespräche geführt, um sich von der Umsetzung der Prozesse und Tätigkeiten an Hand von Beispielen zu überzeugen und die Übereinstimmung mit den
Anforderungen der Norm zu prüfen und mögliche Verbesserungen aufzuzeigen.
Bei Erstaudit und Rezertifizierung werden dabei alle Bereiche besucht, bei jährlichen Betreuungsbesuchen werden lediglich ausgewählte Prozesse auditiert. Der Auditor ist Partner der Kunden, nicht Prüfer. Ziel des Konzepts Business Assurance ist es, den Kunden zu helfen, die Versprechen gegenüber ihren Kunden und interessierten Parteien einzuhalten. Die Aspekte Risiken minimieren und die Performance
des Unternehmens steigern stehen dabei auch im Fokus.
Langfristig ist es das Ziel, Unternehmen über Jahre zu begleiten und Verbesserungsprozesse mit zu initiieren. Dabei ist ein offener Umgang mit Fehlern, Verbesserungspotenzialen und die Fehlerkultur
des Kunden von Bedeutung. Ich versuche bei meinen Audits immer zu vermeiden, dass das Audit als Prüfungssituation empfunden wird. Wichtig ist, bei jedem Gespräch ein offenes Vertrauensverhältnis
aufzubauen. Dass keine Personen bewertet werden, sondern Prozessverbesserungen im Vordergrund stehen.
Bei nervösen Mitarbeitern versuche ich,durch die Art der Gesprächsführung die Angst oder Unsicherheit beim Gegenüber zu nehmen. Im Anschluss an die Gespräche des Tages wird der Auditbericht geschrieben, in
dem alle auditierten Prozesse mit den jeweils eingesehenen Nachweisen und der Bewertung der Feststellungen aufgeführt sind. Unsere Vorgabe bei LRQA ist, dass der finale Bericht zum Abschlussgespräch fertiggestellt ist und übergeben wird. Im Rahmen des Abschlussgespräches mit der Geschäftsleitung, dem Qualitätsmanagementbeauftragten und ggf. den Abteilungsleitern wird das Gesamtergebnis der Feststellungen präsentiert und die nächsten Besuche geplant. Ja…und dann…kann ich sagen „ich habe fertig“. Setze mich ins Auto, den Flieger oder Zug und fahre zum nächsten Kunden oder auch mal nach Hause. Natürlich freue mich dann auch auf den nächsten spannenden Besuch.
Denn nach dem Audit – ist vor dem Audit.

Lloyd\\\“s Register Quality Assurance ( http://www.lrqa.de ) wurde 1985 gegründet und ist eine der international führenden Gesellschaften für die Auditierung von Managementsystemen und Risikomanagement.
LRQA bietet Schulungen und Zertifizierung von Managementsystemen mit Schwerpunkten in folgenden Bereichen:

Qualität, Umweltschutz, Arbeitssicherheit, Energiemanagement, Auditierung von Lieferketten. Mit mehr als 45 Akkreditierungen und Niederlassungen in 40 Ländern kann LRQA Auditierungen in 120 Ländern durchführen. Weltweit betreuen 2.500 Auditoren mehr als 45.000 Kunden.
LRQA gehört zur Lloyd\\\“s Register Gruppe. Lloyd\\\“s Register wurde 1760 als erste Gesellschaft zur Schiffsklassifizierung gegründet und bietet heute Dienstleistungen im Bereich Risikomanagement. Die Lloyd´s Register Gruppe ist ein gemeinnütziges Unternehmen gemäß englischem Charity-Recht, d.h. die Gewinne werden für eine gemeinnützige Stiftung verwendet bzw. wieder direkt ins Unternehmen investiert. Hierdurch ist LRQA wirtschaftlich unabhängig.

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